Excel Easy 1: Cách để Tạo danh thiếp

Nếu bạn muốn nhanh chóng tạo danh thiếp kinh doanh mà không cần đến phần mềm thiết kế hoành tráng, Microsoft Word với các công cụ cần thiết sẽ giúp bạn tự tạo và in danh thiếp cho mình. Bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để quá trình thiết kế trở nên dễ dàng hơn nhưng vẫn duy trì nét riêng cá nhân hoặc bạn có thể tạo danh thiếp hoàn toàn ngay từ đầu. Nếu bạn đang tự tạo danh thiếp, tính năng bảng biểu sẽ cho phép bạn căn chỉnh kích thước danh thiếp hợp lý.

Phương pháp 1 trong 2:
Sử dụng mẫu có sẵnSửa đổi

1

Bấm vào thanh "Tệp" (File) và chọn "Mới" (New). Bạn sẽ tạo một tài liệu mới từ mẫu danh thiếp kinh doanh.

Mẹo: Với các mẫu có sẵn này, bạn có thể nhanh chóng tạo ra nhiều danh thiếp chuyên nghiệp cùng một lúc.
2

Tìm kiếm các mẫu danh thiếp kinh doanh. Sử dụng trường tìm kiếm trong cửa sổ tạo tài liệu mới để tìm kiếm "danh thiếp kinh doanh". Hàng loạt mẫu miễn phí sẽ hiện lên cho bạn lựa chọn. Danh thiếp có hai loại nằm ngang hoặc theo chiều dọc.
3

Chọn một mẫu mà bạn muốn sử dụng.Bạn có thể thay đổi các yếu tố bất kỳ trong mẫu bạn thích, bao gồm màu sắc, hình ảnh, phông chữ và bố cục. Chọn mẫu phù hợp nhất với thông điệp bạn muốn truyền tải trong danh thiếp. Bấm vào nút "Tạo mới" (Create) hoặc "Tải xuống" (Download) để mở mẫu trong Word.^[1]
4

Điền các trường thông tin trong tấm danh thiếp đầu tiên. Nếu bạn đang dùng Office 2010 hoặc mới hơn (và mẫu có sẵn được thiết kế cho phiên bản 2010 hoặc phiên bản mới), bạn sẽ thấy đoạn văn bản của mình xuất hiện ở tất cả các danh thiếp trên trang. Với cách này, bạn chỉ cần điền thông tin cho một thẻ danh thiếp. Nếu mẫu có sẵn không được thiết kế để tự động cập nhật vào các danh thiếp kế tiếp, bạn phải nhập dữ liệu cho từng thẻ theo cách thủ công.
5
Thay đổi định dạng của các yếu tố bất kỳ. Bạn có thể chọn và thay đổi định dạng của một đoạn văn bản bất kỳ trên danh thiếp. Bạn có thể chuyển đổi phông chữ, màu sắc và kích thước, vân vân..., tương tự như các văn bản thông thường.
- Vì đây là danh thiếp kinh doanh, bạn nên chọn phông chữ dễ đọc.
6

Thay logo (nếu cần). Nếu mẫu danh thiếp có sẵn logo, bạn có thể bấm vào để thay bằng logo của riêng mình. Hãy đảm bảo kích thước phần logo của bạn được điều chỉnh phù hợp và cân đối.
7

Rà soát lại danh thiếp. Hãy chắc chắn rằng tấm danh thiếp của bạn không mắc lỗi chính tả hoặc các lỗi khác. Danh thiếp kinh doanh là một trong những phương thức gây ấn tượng đầu tiên với mọi người, vì vậy bạn sẽ không muốn mắc sai lầm ngay từ vạch xuất phát.
8
In thẻ danh thiếp trong kho lưu trữ hoặc chuyển tệp đến máy in. Nếu bạn định in danh thiếp tại nhà, bạn sẽ cần loại giấy in chất lượng cao. Hạn chế dùng màu trắng hoặc trắng nhạt và lựa chọn lớp phủ. Hầu hết các danh thiếp đều không có lớp phủ, tuy nhiên một số người lại thích danh thiếp với bề mặt bóng láng. Nhiều cửa hàng in ấn sẽ mở mẫu danh thiếp đã lưu và in chúng cho bạn.
- Khi mua giấy, hãy chắc chắn máy in ở nhà của bạn có thể xử lý được. Kiểm tra trang tài liệu hoặc trang hỗ trợ của máy in để biết chi tiết về loại giấy mà máy hỗ trợ.
9

Sử dụng một công cụ cắt sắc nét để hoàn thành danh thiếp. Sau khi in xong, bạn cần cắt thành từng tấm danh thiếp riêng biệt. Mỗi tờ giấy thường sẽ có mười tấm danh thiếp trên đó. Không nên sử dụng kéo hoặc các phương pháp cắt khác mà buộc bạn phải duy trì một đường thẳng. Thay vào đó, hãy dùng máy xén giấy hoặc máy cắt giấy có độ chính xác cao. Nhiều cửa hàng in ấn có sẵn bộ dụng cụ này cho khách hàng hoặc họ có thể cắt cho bạn.

Mẹo: Kích thước danh thiếp tiêu chuẩn của Việt Nam thường là 9 x 5.5 cm hoặc 8.8 x 5.3 cm. Trong khi đó, kích thước danh thiếp tiêu chuẩn của Mỹ thường là 8.9 x 5 cm ( 5 x 8.9 cm theo chiều dọc).

Phương pháp 2 trong 2:
Tạo danh thiếp bằng bảngSửa đổi

1

Tạo một tài liệu trống mới. Nếu bạn muốn tự tạo danh thiếp, sử dụng công cụ bảng biểu sẽ dễ dàng hơn cho bạn.
2

Bấm vào thẻ "Bố cục trang" (Page Layout) và bấm vào nút "Căn chỉnh lề" (Margins). Chọn "Thu hẹp" (Narrow) để thu nhỏ lề hơn một chút so với cài đặt mặc định. Danh thiếp của bạn sẽ vừa vặn với trang hơn.
3

Bấm vào thẻ "Chèn" (Insert) và sau đó bấm vào nút "Bảng" (Table). Một lưới danh sách các cột và hàng sẽ hiện ra bên dưới nút Bảng.
4

Tạo một bảng 2 x 5. Sử dụng các ô lưới để chèn một bảng có hai cột và năm hàng.
5

Bấm chuột phải vào dấu thập lựa chọn của bảng và chọn "Thuộc tính bảng" (Table Properties). Cửa sổ Thuộc tính bảng sẽ được mở ra. Dấu thập lựa chọn sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của bảng khi bạn di chuột qua nó.
6

Thiết lập chế độ Trung tâm (Center) cho việc căn chỉnh trong bảng. Điều này sẽ giúp việc tạo danh thiếp trở nên dễ dàng hơn.
7

Bấm vào thẻ "Hàng" (Row) và chọn hộp "Chỉ định độ cao" (Specify height). Nhập 5.5 và thay đổi trình đơn thả xuống thành "Chính xác" (Exactly).
8

Bấm vào tab "Cột" (Column) và chọn hộp "Chỉ định độ rộng" (Specify width). Nhập 9 và thay đổi trình đơn thả xuống thành phép đo ưa thích của bạn, chẳng hạn như "cm".
9

Kiểm tra bảng. Bây giờ trên trang của bạn sẽ có một bảng được tách thành mười ô có kích thước danh thiếp giống hệt nhau. Nếu bảng không vừa với trang, bạn sẽ phải mở rộng lề dưới thêm một vài cm.
10

Bấm chuột phải vào dấu thập lần nữa và chọn Tự khớp (AutoFit).Chọn "Độ rộng cột cố định" (Fixed column width). Thao tác này sẽ ngăn chặn sự thay đổi hình dạng của bảng khi bạn thêm thông tin vào ô đầu tiên.
11

Thêm thông tin vào ô đầu tiên. Bạn có thể sử dụng tất cả các công cụ định dạng Word thông thường khi nhập thông tin vào ô. Bạn có thể chèn hộp văn bản cũng như các hình ảnh, thay đổi phông chữ, thêm màu sắc hoặc thực hiện bất kỳ định dạng khác mà bạn muốn.
12

Rà soát lại danh thiếp. Trước khi sao chép thông tin vào từng ô khác, hãy dành thời gian để kiểm tra các sai sót hoặc lỗi chính tả. Nếu sau này bạn mới rà soát lại, bạn sẽ phải sửa đổi từng ô thay vì chỉ thay đổi ô đầu tiên trước khi sao chép.
13

Chọn toàn bộ ô đầu tiên khi bạn cảm thấy hài lòng. Bạn có thể thực hiện điều này nhanh chóng bằng cách di chuyển con trỏ đến góc dưới bên trái của ô cho đến khi nó biến thành một mũi tên chéo. Bấm vào và nội dung trong ô sẽ được chọn. Sao chép nội dung trong ô vào bộ nhớ tạm.
14

Đặt con trỏ màn hình vào ô tiếp theo và dán thông tin được sao chép. Bạn có thể bấm vào "Dán" (Paste) trong thẻ Trang chủ (Home) hoặc bạn có thể nhấn phím Ctrl+V. Thông tin được sao chép sẽ xuất hiện đúng vị trí trong ô. Lặp lại thao tác này với từng ô trên trang.
15

Bấm chuột phải vào dấu thập một lần nữa và chọn "Thuộc tính bảng" (Table Properties). Bấm vào nút "Kẻ khung và tạo bóng" (Borders and Shading) và chọn "Không" (None) cho khung viền. Nghĩa là các phần khung viền của ô sẽ không xuất hiện khi cắt danh thiếp.
16

Tìm loại giấy tốt cho danh thiếp.Bạn cần một loại giấy chất lượng để in danh thiếp mới của mình. Đảm bảo máy in có hỗ trợ loại giấy mà bạn đang sở hữu. Bạn cũng có thể gửi tập tin hoàn chỉnh đến cửa hàng in ấn để danh thiếp được in một cách chuyên nghiệp hơn.