Tin học văn phòng đang được dùng rất nhiều trong các cơ quan thì việc sử dụng thông thạo các phím tắt là rất cần thiết. Dưới đây là Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong PowerPoint.
Hiện nay có rất nhiều người sử dụng PowerPoint để tạo các Slide trình chiếu phục vụ cho những mục đích khác nhau của họ.
Nhưng để sử dụng PowerPoint đơn giản và hiệu quả hơn thì bạn nên biết về các phím tắt.
Việc sử dụng các tổ hợp phím tắt trong PowerPoint sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy. Mời các bạn tìm hiểu thêm về các phím tắt được dùng trong PowerPoint.
Hướng dẫn sử dụng các phím tắt trong PowerPoint
Để sử dụng và di chuyển trên các thanh công cụ trong các phiên bản Office 2007, 2010, 2013 các bạn có thể giữ phím F6 và bấm theo các kí tự tương đương để di chuyển.
Các Phím Tắt Trong Tạo Mới Và Chỉnh Sửa Slide
Trên đây là một số các ký tự mà các bạn cần biết để sử dụng và thao tác trên PowerPoint nhanh hơn. Chúc các bạn làm việc với PowerPoint hiệu quả hơn.
Trên đây là Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong PowerPoint, hy vọng bài viết hữu ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!
PowerPoint là một trong những công cụ của Office được người dùng sử dụng nhiều trong các trường hợp: thuyết trình, các bài giảng cho học sinh, sinh viên….Và hôm nay chúng tôi xin chia sẻ với các bạn những mẹo để giúp cho một bài thuyết trình hay bài giảng trở nên bắt mắt và chuyên nghiệp hơn
Thiết kế PowerPoint chuyên nghiệp
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
– Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
– Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
– Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
– Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and SoundsChọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
– Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3
– Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.
– Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
– Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
– Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Thật dễ dàng phải không nào các bạn và còn chờ gì nữa mà hãy dành thời gian làm cho mình một bài thuyết trình hay một bài giảng nào đó sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước mọi người.
Trong quá trình làm việc với Microsoft Office để tiết kiệm thời gian khi tạo văn bản mới, bạn có thể cài đặt font chữ mặc định cho tất cả các file văn bản. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách cài đặt font chữ mặc định trong Word, Excel và PowerPoint.
1. Cài font chữ mặc định trên Word
Bước 1: Mở phần mềm Word -> chọn tab HOME -> kích chọn mũi tên trong mục Font.
Bước 2: Hộp thoại xuất hiện, chọn Font chữ trong mục Font, kiểu chữ trong mục Font Style, cỡ chữ trong mục Size. Ngoài ra bạn có thể chọn màu chữ và kiểu chữ gạch ngang và một số hiệu ứng khác. Sau khi thiết lập xong kiểu mặc định cho chữ bạn kích chọn Set as Default.
Bước 3: Hộp thoại thông báo xuất hiện tích chọn All documents based on the Normal template -> OK.
Như vậy bạn đã thiết lập font chữ mặc định cho toàn bộ file văn bản của mình mà không tốn thời gian thiết lập font chữ khi bắt đầu 1 file.
2. Cài đặt font chữ mặc định trong Excel
Bước 1: Vào thẻ File -> Options.
Bước 2: Chọn thẻ General -> lựa chọn font chữ trong mục Use this as the default, cỡ chữ trong mục Font size -> kích chọn OK để hoàn thành.
Bước 2: Kích chọn phần muốn cài đặt font chữ. Ví dụ muốn cài đặt font chữ mặc định cho phần Click to edit Master title style -> Chọn tab HOME -> lựa chọn font chữ trong mục Font Style và cỡ chữ trong mục Size.
Bước 3: Kích chọn Click to edit Master text styles để thiết lập font chữ mặc định. Chọn thẻ HOME -> lựa chọn font chữ trong mục Font Style và cỡ chữ trong mục Size.
Bước 4: Sau khi lựa chọn xong font chữ mặc định vào thẻ VIEW-> Normal.
Bước 5: Vào thẻ File-> Save As.
Bước 6: Trong hộp thoại Save As đặt tên file Blank, lựa chọn kiểu file PowerPoint Template -> Save.
Trường hợp nếu đã có Template tồn tại hộp thoại thông báo Replace bạn hãy chọn Yes.
Cuối cùng bạn hãy khởi động lại PowerPoint font chữ và cỡ chữ đúng như khi bạn cài mặc định.
Các phần mềm hay chương trình đều hỗ trợ các phím tắt với mục đích giúp người dùng có thể thao tác nhanh hơn, ngoài việc sử dụng chuột và click chọn các lệnh như cách làm thông thường.
Trong bài viết này, chúng tôi tiếp tục cung cấp cho bạn thêm những phím tắt sử dụng trên trình chiếu PowerPoint. Với số lượng phím tắt này, chúng ta có thể truy cập vào các lệnh hay trình nhanh hơn, tiết kiệm thời gian làm việc mà vẫn đạt hiệu quả công việc.
1. Phím tắt chương trình PowerPoint chung
Trước tiên, chúng ta hãy xem xét một số phím tắt chung để mở, đóng và chuyển đổi giữa các bài thuyết trình, cũng như điều hướng Ribbon.
Phím tắt
Công dụng
Ctrl + N
Tạo bài thuyết trình mới
Ctrl + O
Mở bài thuyết trình đã có
Ctrl + S
Lưu bài thuyết trình
F12 hoặc Alt + F2
Mở hộp thoại Save As
Ctrl + W hoặc Ctrl + F4
Đóng bài thuyết trình
Ctrl + Q
Lưu và đóng bài thuyết trình
Ctrl + Z
Hoàn tác một thao tác
Ctrl + Y
Làm lại một một thao tác
Ctrl + F2
Chế độ xem trước bản in
F1
Mở ngăn Help
Alt + Q
Đi tời hộp “Tell me what you want to do”
F7
Kiểm tra chính tả
Alt hoặc F10
Bật hoặc tắt các phím tắt cho các tab trên Ribbon
Ctrl + F1
Hiển thị hoặc ẩn Ribbon
Ctrl + F
Tìm kiếm trong bài thuyết trình hoặc sử dụng Find and Replace
Alt + F
Mở menu tab File
Alt + H
Chuyển đến tab Home
Alt + N
Mở tab Insert
Alt + G
Mở tab Design
Alt + K
Chuyển đến tab Transitions
Alt + A
Chuyển đến tab Animations
Alt + S
Chuyển đến tab Slide Show
Alt + R
Chuyển đến tab Review
Alt + W
Chuyển đến tab View
Alt + X
Chuyển đến tab Add-ins
Alt + Y
Chuyển đến tab Help
Ctrl + Tab
Chuyển đổi giữa các bài thuyết trình đang mở
Ctrl + P
In Slide (Print)
2. Phím tắt PowerPoint dùng trong soạn thảo
Chọn và điều hướng văn bản, đối tượng và slide
Bạn có thể sử dụng phím tắt để điều hướng bài thuyết trình một cách dễ dàng. Những phím tắt sau giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng chọn các hộp văn bản, đối tượng trên slide hoặc các slide trên bài thuyết trình.
Phím tắt
Công dụng
Ctrl + A
Chọn tất cả văn bản trong một hộp văn bản, tất cả các đối tượng trên một slide hoặc tất cả các slide trong bài thuyết trình
Tab
Chọn và di chuyển đến đối tượng tiếp theo trong một slide
Home hoặc bấm giữ cả hai nút chuột trái và phải trong hai giây
Chuyển đến slide đầu tiên hoặc trong hộp văn bản, đi đến đầu dòng.
End
Chuyển đến slide cuối cùng, hoặc trong hộp văn bản đi đến cuối dòng
PgDn, dùng phím Space, phím N, phím mũi tên phải, phím mũi tên xuống, phím Enter hay bấm chuột
Chuyển đến slide tiếp theo
PgUp, dùng phím Back Space, phím P, phím mũi tên đi lên, phím mũi tên trái
Chuyển về slide trước
Ctrl + Mũi tên lên/mũi tên xuống
Di chuyển một trang slide lên hoặc xuống trong bài thuyết trình (Click vào hình thu nhỏ slide đầu tiên)
Ctrl + Shift + Mũi tên lên/mũi tên xuống
Di chuyển một slide lên đầu hoặc xuống cuối trong bài thuyết trình (Click vào hình thu nhỏ slide đầu tiên)
Phím A hoặc =
Ẩn hoặc hiện con trỏ
Phím H
Đến slide ẩn
Nhập số thứ tự sau đó bấm Enter
Để trở về trang mang số đó
Định dạng và chỉnh sửa
Các phím tắt sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để có thể chỉnh sửa và định dạng nhanh chóng.
Ctrl + X
Cắt văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn
Ctrl + C hoặc Ctrl + Insert
Sao chép văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn
Ctrl + V hoặc Shift + Insert
Dán văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn
Ctrl + Alt + V
Mở hộp thoại Paste Special
Delete
Xóa văn bản, đối tượng hoặc slide đã chọn
Ctrl + B
Bôi đậm hoặc bỏ bôi đậm văn bản đã chọn
Ctrl + I
In nghiêng hoặc bỏ in nghiêng văn bản đã chọn
Ctrl + U
Gạch chân hoặc bỏ gạch chân văn bản đã chọn
Ctrl + E
Căn giữa một đoạn
Ctrl + J
Căn đều một đoạn
Ctrl + L
Căn trái một đoạn
Ctrl + R
Căn phải một đoạn
Ctrl + T
Mở hộp thoại Font khi chọn văn bản hoặc đối tượng
Alt + W, Q
Mở hộp thoại Zoom để phóng to, thu nhỏ slide
Alt + N, P
Chèn ảnh
Alt + H, S, H
Chèn hình
Alt + H, L
Chọn bố cụ slide
Ctrl + K
Chèn siêu liên kết
Ctrl + M
Chèn một slide mới
Ctrl + D
Nhân đôi đối tượng hoặc slide được chọn
Ctrl + Backspace
Xóa một từ ở phía trước
Ctrl + Delete
Xóa một từ ở phía sau
Ctrl + Shift + >
Tăng cỡ chữ
Ctrl + Shift + <
Giảm cỡ chữ
3. Phím tắt khi trình chiếu PowerPoint
Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu trình bày bài thuyết trình, các combo bàn phím sau đây sẽ có ích.
Phím tắt
Công dụng
F5
Bắt đầu bài thuyết trình
B hoặc phím dấu chấm (.)
Thay đổi màn hình thành đen trong quá trình trình chiếu, nhấn B một lần nữa để quay lại trình chiếu
Phím W hoặc phím dấu phảy (,)
Để làm trắng màn hình hoặc trở lại màn hình trình chiếu
Shift+F5
Bắt đầu trình chiếu từ slide hiện tại (phím tắt này hữu ích khi muốn kiểm tra slide hiện tại chạy như thế nào trong bài thuyết trình)
Ctrl + P
Chú thích bằng công cụ Pen trong khi trình chiếu
N hoặc Page Down
Chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình chiếu
P hoặc Page Up
Quay trở lại slide trước trong khi trình chiếu
Ecs hoặc phím -
Kết thúc trình chiếu
Shift + F9
Bật/ tắt đường kẻ ô dạng lưới trong slide
S hoặc +
Để bật/tắt chế độ tự động trình diễn
Trên đây là những phím tắt sử dụng trong Powerpoint, trong quá trình soạn thảo nội dung trình chiếu, và quá trình trình chiếu slide. Với các phím tắt này, các công đoạn thực hiện của bạn sẽ rút ngắn hơn rất nhiều thay vì sử dụng chuột. Bạn đọc hãy lưu bài viết trên để có thể sử dụng mỗi khi làm việc với Powerpoint.
