Hướng dẫn các thao tác in văn bản trong Word 2010, 2003, 2007, 2013

Ngày nay, hầu hết chúng ta, đặc biệt là nhân viên văn phòng phải sử dụng đến máy in ấn rất nhiều. Với công nghệ hiện đại và các máy tính đã kết nối trực tiếp với máy in, nên việc in ấn cũng đơn giản hơn rất nhiều cho người sử dụng, không yêu cầu chúng ta phải cài đặt bất cứ phần mềm phức tạp nào khác. Nếu bạn là người mới bắt đầu làm công việc này, thì bài viết dưới đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn đấy.

1. Cách in Word 2003

Bước 1:

Đầu tiên, muốn in được văn bản, chúng ta cần cho máy tính của bạn kết nối cũng máy in. Sau đó chọn File văn bản bạn muốn in, từ cửa sổ word 2003, bạn chọn File và kéo xuống tiếp tục chọn Print.

Bước 2:

Sau khi thực hiện xong thao tác trên, cửa sổ Print sẽ hiển thị, lúc này bạn chỉ cần điền những thông tin về máy in và số trang bạn muốn in,...

Lưu ý: Bảng thông tin của giao diện máy in gồm có những thông tin sau:

• Name: Đây là tên máy in mà bạn sẽ sử dụng để in tài liệu.
• Page range: Tùy chọn này đánh dấu các trang mà bạn sẽ in. Chẳng hạn như All - tất cả, Current page - chỉ in trang hiện tại, hoặc Pages - in theo đánh số trang. Nhưng hầu hết
• Copies: Số lượng bạn muốn in. Chẳng hạn nhập 1 để in ra 1 bản.
• Print what: Đây là nội dung cần in. Bạn không cần quan tâm lắm tới tùy chọn này.
• Print: Cách in chọn trang chẵn lẻ (cách nhau 2 mặt giấy)
• Pages persheet: Với tùy chọn này bạn có thể in nhiều trang trên cùng một khổ giấy
• Scale to paper size: Nếu muốn thu phóng tỷ lệ bạn có thể chọn ở đây.

Bước 3:

Bạn chỉ cần nhấn phím OK là có thể tiến hành quá trình in.

2. Cách in Word 2007, 2010, 2013

Bước 1:

Cũng từ cửa sổ Word 2007, 2010, 2013, các bạn chọn File, tiếp đến kéo chuột tùy chọn tới Print. Hoặc bạn cũng có thể nhấn Ctrl + P.

Bước 2:

Sau khi hoàn thành thao tác này, giao diện máy in sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình, lúc này bạn cũng chỉ cần chọn các thông tin để điền vào giao diện này.

Lưu ý: Giao diện máy in trên Word 2007, 2010, 2013 có hơi khác so với Word 2003, các bạn hãy chú ý xem máy tính mình đang dùng là Word bao nhiêu nhé.

• Copies: số lượng bản in (tùy chọn).
• Printer Properties: Tùy chọn máy in cho việc in ấn.
• Print All Pages: Trong mục này có thể chọn bao gồm Print All Pages (in tất cả các trang của văn bản) hoặc Print Curent Page (chọn in chỉ vài trang tùy chọn) và khi đó dòng Pages ở dưới sẽ dùng đánh số trang để in như 3-5,...
• Print One Sided (in 1 mặt) hoặc Print on Both Sides (in 2 mặt giấy) tích hợp tùy máy in có tính năng in 2 mặt hay không.
• Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.
• Portrait/ Lanscape Orientation: Bạn có thể lựa chọn bản in dọc hay in ngang
• A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho giấy in A4 hoặc A3,...
• Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in có nhiều định dạng như kiểu Normal với căn lề 4 bên 1" hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5",...
• Page per sheet: Lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại trong 1 page. Có thể lựa chọn in 2/4/6 hoặc 8 trang gộp 1

Bước 3:

Sau khi chọn đầy đủ thông tin trên đó, bạn chỉ việc kéo chuột và nhấn Print để tiến hành quá trình in.

Hy vọng với bài viết trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc của mình tại văn phòng.

Chúc các bạn thành công!

Chỉnh khoảng cách dòng trong Word - Hướng dẫn cách chỉnh khoảng cách dòng trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Khoảng cách dòng trong văn bản là yếu tố quan trọng giúp văn bản của bạn trở nên dễ nhìn và rõ ràng hơn. Bạn không nên để khoảng cách dòng quá dày khiến người đọc khó nhìn và cũng không nên để khoảng cách dòng quá thưa sẽ lãng phí khi bạn in ấn. Bài viết dưới đây Hướng dẫn cách chỉnh khoảng cách dòng trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Bước 1: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh khoảng cách dòng -> vào thẻ Home -> kích chọn mũi tên trong Paragraph:

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện lựa chọn thẻ Indents and Spacing nhập các giá trị sau:

- Mục Spacing: chỉnh khoảng cách giữa các đoạn, tối thiểu khoảng cách giữa 2 đoạn là 6pt:

+ Before: Khoảng cách so với đoạn trước.

+ After: Khoảng cách so với đoạn sau

Chú ý giá trị Before và After bạn nên để giá trị bằng nhau cho văn bản của bạn cân đối.

Ví dụ ở đây nhập giá trị After  = Before =3pt.

Mục Line Spacing: nhập khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ 1 dòng trở lên, khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 line:

+ Single: Độ dãn dòng bằng 1 dòng đơn.

+ 1.5 lines: Độ dãn dòng bằng 1,5 dòng đơn.

+ Double: Độ dãn dòng bằng 2 dòng đơn.

+ At least: Khoảng cách giữa ít nhất phải bằng giá trị đặt trong at least. Nếu trên dòng có các cỡ chữ lớn hơn giá trị đặt trong aleast thì dãn dòng với cỡ chữ lớn. Còn nếu nhỏ hơn thì khoảng cách dòng đúng bằng giá trị trong at least.

+ Excactly: Độ dãn dòng đúng bằng giá trị đặt trong Excactly

+ Multiple: Dãn dòng bằng giá trị mình tự đặt.

Ví dụ ở đây giãn dòng đơn chọn Single:

Kết quả khoảng cách giữa các dòng được dãn bằng dòng đơn:

Ví dụ dãn dòng bằng 1,5 dòng:

Ngoài ra bạn có thể tự giãn dòng với giá trị đặt trong Multiple nếu bạn muốn dãn thưa các dòng đặt giá trị tầm 1.3 nếu muốn thu gọn đặt giá trị 0.9. Ví dụ ở đây cần giãn thưa các dòng:

Kết quả đã giãn dòng theo ý muốn:

Ngoài ra để sử dụng tính năng dãn dòng nhanh bạn chỉ cần vào thẻ Home kích chọn biểu tượng Line and Paragrap Spacing -> lựa chọn giá trị cần dãn dòng:

Ứng dụng việc căn chỉnh khoảng cách dòng trong trường hợp bạn cần co số trang hoặc dãn dòng chia chủ đề theo trang. Ví dụ ở đây muốn ngắt hết đoạn 1 về trang 1, đoạn 2 trên trang 2:

Bạn lựa chọn đoạn văn muốn căn chỉnh khoảng cách dòng -> kích chọn biểu tượng Line and Paragrap Spacing -> khoảng cách dòng đang ở giá trị 1.5 bạn kích chọn sang giá trị 1.15:

Kết quả đã thu gọn phần 1 vê trang số 1:

Như vậy bạn đã có thể căn chỉnh khoảng cách dòng trong Word, ở đây phiên bản Word 2016 với các phiên bản còn lại bạn thực hiện tương tự. Chúc các bạn thành công!

Cách thêm cột, xóa cột, thêm dòng, xóa dòng trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Bài viết dưới đây giúp các bạn thực hiện thao tác chèn thêm cột, dòng hay đơn giản là cách xóa đi cột, dòng thừa trong bảng dữ liệu bằng nhiều cách vô cùng đơn giản.

1. Chèn thêm cột, dòng trong Word

Chèn cột trong Word

Cách 1

- Trường hợp chèn thêm 1 cột bên trái hoặc bên phải cột đã lựa chọn:

Để chèn thêm 1 cột trong bảng dữ liệu, bạn chỉ cần lựa chọn cột bên cạnh cột cần chèn -> chuột phải chọn Insert -> trường hợp chèn cột bên trái cột vừa chọn -> lựa chọn Inser Columns to the Left, ngược lại nếu chèn bên phải lựa chọn Insert Columns to the Right:

Kết quả bạn đã có thể chèn cột vào bên phải cột vừa chọn:

- Trường hợp bạn muốn chèn số cột nhiều hơn 1 cột bạn chỉ cần lựa chọn số cột đúng bằng số cột cần chèn thêm và thực hiện thao tác tương tự như thao tác chèn 1 cột. Ví dụ ở đây chèn thêm 2 cột bên phải -> bôi đen 2 cột bên cạnh cột cần chèn -> Insert -> Insert Columns to the Right:

Cách 2

Ngoài ra với phiên bản Word 2010 trở đi hỗ trợ bạn cách chèn thêm cột trong bảng nhanh bằng cách di chuyển đường kẻ giữa 2 cột muốn tạo thêm cột mới -> khi con trỏ chuột chuyển dấu cộng -> thực hiện kích chọn dấu cộng như vậy bạn đã tạo cột mới:

Trường hợp muốn tạo thêm 2 hay nhiều cột cùng một lúc bạn lựa chọn số cột bên cạnh cột cần tạo -> kích chọn dấu cộng.

Cách 3

Với một cách khác bạn chỉ cần vào thẻ Layout -> kích chọn Insert Left hoặc Insert Right (tùy vị trí bạn muốn chèn cột) đã có thể chèn thêm cột vào bảng:

Chèn dòng trong Word

Cách 1

Tương tự cách chèn cột, bạn lựa chọn vị trí cột cần chèn -> chuột phải chọn Insert -> Insert Rows Above (chèn dòng bên trên dòng đã chọn) hoặc Insert Rows Below (chèn dòng bên dưới dòng đã chọn):

Kết quả bạn đã chèn thêm dòng vào bảng:

Nếu bạn muốn chèn thêm nhiều dòng cùng 1 lúc cũng tương tự cách chèn 1 dòng chỉ khác khi bôi đen số cột thực hiện bôi đen số cột đúng bằng số cột cần tạo:

Cách 2

Với cách chèn dòng nhanh mà các phiên bản mới hỗ trợ bạn chỉ cần lựa chọn số dòng cần chèn thêm và vị trí dòng cần chèn -> tích chọn vào biểu tượng dấu cộng:

Cách 3

Ngoài ra để chèn dòng trong bảng bạn thực hiện lựa chọn vị trí và số dòng cần chèn -> vào thẻ layout -> chọn Insert Above hoặc Insert Below tùy thuộc vị trí hàng cần chèn:

Xóa hàng, cột trong Word

Xóa cột trong Word

Cách 1:

Để xóa cột trong bảng bạn chỉ cần lựa chọn cột cần xóa -> chuột phải chọn Delete Columns:

Cách 2

Ngoài ra để xóa cột bạn chỉ cần lựa chọn cột cần xóa -> vào thẻ Layout -> Delete Columns:

Xóa hàng trong Word

Cách 1

Tương tự cách xóa cột bạn chỉ cần lựa chọn dòng cần xóa -> chuột phải chọn Delete Rows:

Cách 2

Ngoài ra bạn chỉ cần lựa chọn số cột cần xóa -> vào thẻ Layout -> Delete -> Delete Rows:

Trên đây là một số cách giúp các bạn có thể chèn cột, dòng và xóa cột dòng nhanh trong Word 2016. Với các phiên bản khác bạn thực hiện thao tác tương tự. Chúc các bạn thành công!

Tất Tần Tật Các Phím Tắt Trong Word 2003, 2007,2010,2013,2016

Tất tần tật các phím tắt trong word 2003, 2007,2010,2013,2016.  Khi sử dụng văn bản word nếu bạn chỉ biết các thao tác thủ công thì khả năng làm việc của bạn sẽ chậm đi rất nhiều so với bạn nắm bắt nhớ kỹ các phím tắt mà tôi sắp tổng hợp cho các bạn sau đây. 

Các loại phím tắt thông dụng trong word

Nếu bạn nắm bắt được các loại phím tắt trong word là công việc đương nhiên bởi nó giúp tiết kiệm thời gian thao tác, nâng cao hiệu suất công việc. Ở bài viết dưới đây mình sẽ tổng hợp cho các bạn những phím tắt cơ bản trong word, các bạn tham khảo nha:

Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản

Ctrl + N tạo mới một tài liệu 

Ctrl + O mở tài liệu 

Ctrl + S Lưu tài liệu 

Ctrl + C sao chép văn bản 

Ctrl + X cắt nội dung đang chọn 

Ctrl + V dán văn bản

Ctrl + F bật hộp thoại tìm kiếm 

Ctrl + H bật hộp thoại thay thế

Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn

Ctrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng 

Ctrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z 

Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4 đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word

Định dạng

Ctrl + B Định dạng in đậm

Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ

Ctrl + I Định dạng in nghiêng

Ctrl + U Định dạng gạch chân

Canh lề đoạn văn bản

Ctrl + E Canh giữa đoạn văn bản đang chọn 

Ctrl + J Canh đều đoạn văn bản đang chọn 

Ctrl + L Canh trái đoạnvăn bản đang chọn 

Ctrl + R Canh phải đoạn văn bản đang chọn 

Ctrl + M Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản 

Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thụt đầu dòng 

Ctrl + T Thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản

Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản 

Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản

Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới

Ctrl + Shift + = Tạo chỉ số trên. Ví dụ m3

Ctrl + = Tạo chỉ số dưới. Ví dụ H2O

Chọn văn bản hoặc 1 đối tượng

Shift + –> chọn một ký tự phía sau 

Shift + <– chọn một ký tự phía trước 

Ctrl + Shift + –> chọn một từ phía sau 

Ctrl + Shift + <– chọn một từ phía trước 

Shift + ­ chọn một hàng phía trên 

Shift + (mủi tên xuống) chọn một hàng phía dưới 

Ctrl + A chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng

Xóa văn bản hoặc các đối tượng

Backspace (–>) xóa một ký tự phía trước

Delete xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn

Ctrl + Backspace (<–) xóa một từ phía trước

Ctrl + Delete xóa một từ phía sau

Di chuyển

Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua 1 ký tự

Ctrl + Home Về đầu văn bản

Ctrl + End Về vị trí cuối cùng trong văn bản

Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản

Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản

Sao chép định dạng

Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng dữ liệu đang có định dạng cần sao chép

Ctrl + Shift + V Dán định định dạng đã sao chép vào vùng dữ liệu đang chọn

Menu & Toolbars

Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn tiếp theo 

Shift + Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn phía trước 

Ctrl + Tab di chuyển qua thẻ tiếp theo trong hộp thoại 

Shift + Tab di chuyển tới thẻ phía trước trong hộp thoại 

Alt + Ký tự gạch chân chọn hoặc bỏ chọn mục chọn đó 

Alt + Mũi tên xuống hiển thị danh sách của danh sách sổ 

Enter chọn 1 giá trị trong danh sách sổ 

ESC tắt nội dung của danh sách sổ

Làm việc với bảng biểu

Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đang đứng ở ô cuối cùng của bảng 

Shift + Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó 

Nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô 

Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo từng khối 

Shift + F8 giảm kích thước vùng chọn theo từng khối 

Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bộ bảng 

Alt + Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại 

Alt + End về ô cuối cùng của dòng hiện tại 

Alt + Page up về ô đầu tiên của cột 

Alt + Page down về ô cuối cùng của cột 

Mũi tên lên Lên trên một dòng 

Mũi tên xuống xuống dưới một dòng

Các phím F

F1 trợ giúp 

F2 di chuyển văn bản hoặc hình ảnh. (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter 

F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert – AutoText)

F4 lặp lại hành động gần nhất 

F5 thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit – Goto) 

F6 di chuyển đến panel hoặc frame kế tiếp 

F7 thực hiện lệnh kiểm tra chính tả (tương ứng menu Tools – Spellings and Grammars) 

F8 mở rộng vùng chọn 

F9 cập nhật cho những trường đang chọn 

F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh 

F11 di chuyển đến trường kế tiếp 

F12 thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File – Save As…)

Kết hợp Shift + các phím F

Shift + F1 hiển thị con trỏ trợ giúp trực tiếp trên các đối tượng 

Shift + F2 sao chép nhanh văn bản 

Shift + F3 chuyển đổi kiểu ký tự hoa – thường 

Shift + F4 lặp lại hành động của lệnh Find, Goto 

Shift + F5 di chuyển đến vị trí có sự thay đổi mới nhất trong văn bản 

Shift + F6 di chuyển đến panel hoặc frame liền kề phía trước 

Shift + F7 thực hiện lệnh tìm từ đồng nghĩa (tương ứng menu Tools – Thesaurus). 

Shift + F8 rút gọn vùng chọn 

Shift + F9 chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường trong văn bản. 

Shift + F10 hiển thị thực đơn ngữ cảnh (tương ứng với kích phải trên các đối tượng trong văn bản) 

Shift + F11 di chuyển đến trường liền kề phía trước

Shift + F12 thực hiện lệnh lưu tài liệu (tương ứng với File – Save hoặc tổ hợp Ctrl + S)

Kết hợp Ctrl + các phím F

Ctrl + F2 thực hiện lệnh xem trước khi in (tương ứng File – Print Preview)

Ctrl + F3 cắt một Spike 

Ctrl + F4 đóng cửa sổ văn bản (không làm đóng cửa sổ Ms Word)

Ctrl + F5 phục hồi kích cỡ của cửa sổ văn bản 

Ctrl + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản kế tiếp

Ctrl + F7 thực hiện lệnh di chuyển trên menu hệ thống

Ctrl + F8 thực hiện lệnh thay đổi kích thước cửa sổ trên menu hệ thống

Ctrl + F9 chèn thêm một trường trống

Ctrl + F10 phóng to cửa sổ văn bản.

Ctrl + F11 khóa một trường

Ctrl + F12 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng File – Open hoặc tổ hợp Ctrl + O)

Kết hợp Ctrl + Shift + các phím F

Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike

Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa một đánh dấu (bookmark) 

Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước

Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết (chẵng hạn như văn bản nguồn trong trộn thư). 

Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn và khối

Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường

Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thanh thước kẻ

Ctrl + Shift + F11 mở khóa một trường 

Ctrl + Shift + F12 thực hiện lệnh in (tương ứng File – Print hoặc tổ hợp phím Ctrl + P)

Kết hợp Alt + các phím F

Alt + F1 di chuyển đến trường kế tiếp. 

Alt + F3 tạo một từ tự động cho từ đang chọn. 

Alt + F4 thoát khỏi Ms Word. 

Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ. 

Alt + F7 tìm những lỗi chính tả và ngữ pháp tiếp theo trong văn bản. 

Alt + F8 chạy một marco.

Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường.

Alt + F10 phóng to cửa sổ của Ms Word. 

Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic.

Kết hợp Alt + Shift + các phím F

Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước.

Alt + Shift + F2 thực hiện lệnh lưu văn bản (tương ứng Ctrl + S).

Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những trường trong văn bản.

Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh.

Kết hợp Alt + Ctrl + các phím F

Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống.

Ctrl + Alt + F2 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng Ctrl + O)

Như vậy các bạn đã nắm bắt được các phím tắt cơ bản trong word rồi đúng không ạ? Hãy copy ngay về hoặc share lên wall fb, zalo để lưu  lại học dần cho nhớ các bạn nha. Rất hữu ich trong quá trình soạn thảo văn bản đấy ạ. Chúc các bạn thành công!