56 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết

PHẦN I: MỘT SỐ THỦ THUẬT EXCEL HỮU DỤNG PHẦN 1

1. Nắm vững 1 số thao tác cơ bản trong Excel

- Thiết lập trang in: Page Setup

- Các thao tác với bảng tính, dữ liệu trên bảng tính: định dạng, trộn ô, xóa, kẻ bảng….

- Cách sử dụng hàm thông dụng trong Excel: sum, average, Vlookup…

- Vẽ đồ thị: Chart.

- Tạo siêu liên kết trong bảng tính trên Excel: Hyperlink

-  Bảo mật dữ liệu trên sheet.

2. Chuyển dữ liệu từ dòng thành cột và ngược lại

Để chuyển dữ liệu từ dòng thành cột bạn chỉ cần copy bảng dữ liệu -> dán lại bằng cách chọn Paste Special -> tích chọn mục Transpose để chuyển đổi cột thành hàng và ngược lại:

3. Xóa dữ liệu trùng nhau

Ví dụ trong cột có chứa dữ liệu trùng nhau, để xóa dữ liệu trùng chỉ giữ lại 1 giá trị duy nhất -> bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng -> vào thẻ Data -> tích chọn Remove Duplicates:

4. Tạo thêm phím truy cập nhanh trên Quick Access

Để tạo thêm phím truy cập mới bạn có thể tích chọn phím có sẵn trên thanh như phím tạo bảng tính mới New, Save…

Trường hợp bạn muốn tạo phím không có sẵn trên thanh công cụ kích chọn More Commands -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn phím cần tạo -> kích chọn Add:

5. Chọn và thêm bớt dòng, cột hoàn toàn bằng bàn phím

- Để chọn dòng tại vị trí con trỏ chuột nhấn tổ hợp phím: Shift + “dấu cách”

- Để chọn cột tại vị trí con trỏ chuột nhấn tổ hợp phím Ctrl + “dấu cách”

- Để thêm dòng, cột nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+”

- Để xóa dòng, cột nhấn tổ hợp phím Ctrl + “-“

6. Thêm 1 đường chéo trong 1 ô

Chuột phải vào ô cần tạo đường chéo -> chọn Format Cell -> hộp thoại xuất hiện kích chọn thẻ Border -> lựa chọn hướng đường chéo cần tạo -> kích OK:

7. Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Để tránh xảy ra nhầm lẫn lớn về giá trị các con số Excel cung cấp tính năng Data Validation giúp bạn giới hạn giá trị nhập trong vùng dữ liệu định sẵn. Để làm điều đó bạn cần lựa chọn vùng dữ liệu cần nhập -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn kiểu giới hạn phạm vi cho giá trị của bạn:

8. Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

- Sao chép dữ liệu cực nhanh bằng cách lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép -> nhấn giữ phím Ctrl -> di chuyển tới vị trí cần sao chép.

- Di chuyển vùng dữ liệu nhanh bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo tới vị trí mới.

9. Ứng dụng chức năng lọc Excel vào sổ kế toán

Một tính năng rất hay và vô cùng hữu ích trong Excel chính là tính năng lọc dữ liệu – Đây là tính năng giúp bạn giảm tối đa thời gian tìm kiếm, thao tác vô cùng nhanh. Để ứng dụng tính năng lọc bạn cần lựa chọn tiêu đề của vùng dữ liệu -> vào thẻ Data -> Filter -> dòng tiêu đề xuất hiện mũi tên sổ xuống bạn chỉ cần kích chọn vào mũi tên để lựa chọn dữ liệu theo yêu cầu của mình, ví dụ ở đây chỉ muốn biết thông tin học sinh trường THCS Cẩm Thịnh:

10. Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel

Bạn muốn cố định danh mục hàng hóa có sẵn tránh trường hợp người dùng nhập sai dữ liệu. Data Validation giúp bạn quản lý hàng hóa chặt chẽ và vô cùng đơn giản bằng cách tạo các list có sẵn cho danh mục hàng hóa cố định.

Để sử dụng Data Validation Cần tạo dữ liệu đưa vào list -> lựa chọn vùng dữ liệu cần tạo -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện trong mục Allow lựa chọn List, mục Source lựa chọn vùng dữ liệu muốn tạo list:

Kết quả đã tạo list giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn:

11. Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

Dữ liệu của bạn tồn tại nhiều ô trống, nhưng những ô trống ở vị trí không liền kề nhau, do đó muốn xóa bạn phải thao tác lặp lại nhiều lần. Ở bài viết này hướng dẫn các bạn xóa ô trống không liền kề nhau nhanh nhất

- Lựa chọn các ô trống trong bảng dữ liệu bằng cách bật tính năng lọc trên Excel -> tích chọn blank:

Kết quả chỉ các vùng dữ liệu trống được hiển thị, việc còn lại bạn chỉ cần lựa chọn toàn bộ dữ liệu trống -> chuột phải chọn Delete:

12. Tìm kiếm thông minh trong Excel

Bạn không nhớ rõ cụm từ tìm kiếm, cách đơn giản nhất hãy sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh trong Excel bằng cách kết hợp kí tự “*”. Excel thực hiện tìm kiếm tất cả từ khóa có liên quan tới cụm từ nằm trong cặp dấu “*”:

13. Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Một cách đơn giản giúp bạn tăng tốc độ nhập liệu chính là cách sử dụng phím tắt thay thế nội dung cần nhập. Bạn hãy lựa chọn từ, cụm từ hay được sử dụng trong bảng tính lựa chọn để thay thế.

Bước 1: Vào thẻ File -> Option -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn Proofing -> kích chọn AutoCorrect:

Bước 2: Lựa chọn cụm từ thay thế cho nội dung cần hiển thị trong mục Replace, nội dung được hiển thị thông qua cụm từ viết tắt trong mục With -> kích chọn Add:

Ví dụ ở đây khi gõ chxh -> nhấn phím cách nội dung hiển thị chuyển thành Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

14. Cách tạo Drop- down list trong excel

Rất đơn giản, sau khi tạo xong vùng dữ liệu hiển thị trong Drop- down list ->  lựa chọn vị trí ô muốn tạo Drop- down list -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện trong mục Allow chọn List mục Source lựa chọn nguồn dữ liệu nằm trong Drop- down list -> nhấn OK:

Kết quả đã tạo Drop- down list giúp bạn nhập liệu nhanh hơn và hạn chế tối đa tình trạng nhập sai dữ liệu:

15. Ẩn tất cả các dữ liệu

Vì một số lý do nào đó, trên bảng tính cần ẩn các nội dung không để người dùng đọc được, mà bạn vẫn có thể quan sát và tính toán trên bảng tính. Bạn lựa chọn vùng dữ liệu muốn ẩn -> chuột phải chọn Format Cell trong mục Custom nhập 3 dấu chấm phẩy liền nhau:

Kết quả dữ liệu bị ẩn tuy nhiên giá trị vẫn hiển thị trên thanh công thức, điều này giúp bạn vẫn thao tác và xử lý trên dữ liệu bị ẩn:

16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để chuyển đổi nhanh bạn sử dụng 2 hàm sau:

- Hàm Upper(): Chuyển đổi in thường thành in hoa:

- Hàm Lower(): chuyển đổi chữ in hoa thành chữ in thường

17. Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Cách nhanh nhất và đơn giản để đổi tên sheet bạn chỉ cần nháy đúp chuột tên sheet cần đổi tên -> nhập tên mới cho sheet -> nhấn Enter.

18. Ghép nối dữ liệu với phím &

Ví dụ bạn có 3 trường họ, tên đệm và tên. Bạn muốn ghép nối 3 cột thành 1 cột Họ và tên bạn chỉ cần thêm giữa giá trị 2 cột dấu &:

19. Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

Thông thường khi nhập số điện thoại bạn không thể nhập số 0 đầu tiên để khắc phục nhược điểm đó bạn nhập dấu nháy đơn trước dữ liệu cần nhập:

Hoặc bạn có thể vào Format cell lựa chọn Custom trong mục Type nhập số lượng số 0 bạn muốn hiển thị:

Kết quả:

20. Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Đôi lúc bạn muốn kiểm tra nhanh về tổng min, max… không cần dùng công thức, bạn chỉ cần liếc nhanh thanh công cụ phía dưới cùng của bảng Excel hiển thị khá đầy đủ thông tin:

21. Lặp lại thao tác Format Painter

Bạn muốn sử dụng định dạng của đối tượng trước thì Format Painter không thể thiếu, tuy nhiên bạn muốn áp dụng cho nhiều đối tượng, thay vì việc lựa chọn đối tượng chứa định dạng cần sao chép -> kích chọn chổi quét -> lựa chọn đối tượng muốn áp dụng định dạng nhiều lần sau lần thứ 1 bạn nhấn giữ phím Ctrl việc còn lại bạn chỉ cần áp dụng định dạng cho đối tượng muốn áp dụng mà không cần lựa chọn lại định dạng cần sao chép.

Trên đây một số thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1. Trong phần 2 mình sẽ giới thiệu tiếp tới các bạn các phím tắt giúp bạn sử dụng Excel một cách nhanh và hiệu quả nhất.

Ở bài viết này trình bày thêm 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết Phần 2 giúp các bạn điều chỉnh tốc độ và hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

22. Đặt mật khẩu bảo vệ file Excel

Bạn cần bảo mật dữ liệu trên file Excel, chỉ người nào được cung cấp mật khẩu mới có thể xem chi tiết nội dung. Cách đơn giản nhất bạn hãy tạo mật khẩu cho file Excel bằng cách vào thẻ Review -> Protect Workbook:

Nhập mật khẩu để bảo vệ file, như vậy trước khi mở file Excel hỏi bạn mật khẩu nếu mật khẩu đúng bạn mới có thể xem nội dung trong file.

23. Ảo thuật trong Excel với Conditional Formating

Thật đáng tiếc nếu bạn bỏ qua tính năng này, đây là tính năng vô cùng hữu ích giúp bạn định dạng có điều kiện nhiều thuộc tính của đối tượng ví dụ như tô màu cho các giá trị thỏa mãn điều kiện, chú ý….

24. Nối họ tên, tạo khoảng trắng ở giữa

Bạn có các cột dữ liệu chứa họ, tên đệm, tên bạn muốn ghép chúng thành cột dữ liệu duy nhất đầy đủ các trường họ, tên đệm, tên. Rất đơn giản bạn chỉ cần sử dụng thêm dấu & và chèn thêm kí tự dấu cách giữa các từ.

25. Chọn tất cả dữ liệu bằng 1 click chuột

Để chọn toàn bộ dữ liệu bạn chỉ cần kích chuột vào ô đầu tiên trên cùng bên trái của bảng tính, việc này vô cùng hữu ích khi bạn cần định dạng bảng tính:

26. Ẩn dữ liệu của ô

Để người dùng không thể nhìn thấy dữ liệu của ô, tuy nhiên dữ liệu vẫn được hiển thị trên thanh công thức để phục vụ việc tính toán bạn chỉ cần lựa chọn vùng dữ liệu muốn ẩn -> chuột phải chọn Format Cell -> chọn Custom -> nhập 3 dấu chấm phẩy trong mục Type:

Kết quả dữ liệu đã bị ẩn, đặc biệt với cách này bạn áp dụng với các kiểu dữ liệu:

27. Cách viết in hoa, in thường nhanh nhất

Bạn đã lỡ nhập dữ liệu in hoa (hoặc in thường) nhưng theo chuẩn bạn phải nhập in thường (in hoa) đừng vội xóa đi và nhập lại, bạn hãy sử dụng hàm có sẵn trong Excel:

- Để chuyển in hoa thành in thường sử dụng hàm Lower()

-Để chuyển in thường thành in hoa sử dụng hàm UpCase()

Ví dụ:

28. Mở cùng lúc nhiều file Excel

Trong thư mục của bạn có chứa nhiều file Excel và bạn muốn mở tất cả các file đó, thay vì việc bạn kích chọn mở từng file -> thực hiện nhấn Ctrl + A để lựa chọn tất cả các file đó -> nhấn Enter như vậy bạn đã mở được nhiều file Excel cùng 1 lúc chỉ với 1 lần thao tác.

29. Chuyển dữ liệu hàng nghìn, triệu thành k, m

215k là cách viết tắt thông dụng hiện nay, vừa giúp rút gọn giá trị số, lại giúp tính toán nhanh hơn. Điều này không hề khó bạn chỉ cần lựa chọn vùng dữ liệu muốn chuyển đơn vị k, m-> chuột phải chọn Format Cell hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 -> hộp thoại xuất hiện chọn Custom -> mục Type nhập “###”,”k” -> nhấn OK:

Kết quả bạn đã tạo dữ liệu với đơn vị k:

Tương tự với kiểu m, bạn thao tác như trên.

30. Thêm nhiều dòng 1 lúc trong Excel

Để thêm nhiều dòng cùng 1 lúc, bạn lựa chọn số dòng cần thêm -> chuột phải chọn Insert bạn sẽ thêm được số dòng đúng bằng số dòng bạn đã quét chọn ví dụ:

31. Tự động fill 1 sê ri

Việc đánh số thứ tự quả thực là không khó, nhưng khi danh sách lên tới hàng nghìn bản ghi thì sử dụng kéo thả chuột không hợp lý và rất khó khăn. Để fill cột STT bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập liệu đầy đủ các nội dung ngoài STT

Bước 2: Nhập 2 giá trị đầu tiên của cột STT -> lựa chọn 2 ô vừa nhập -> xuất hiện dấu cộng màu đen -> nháy đúp chuột vào biểu tượng đó -> bạn đã fill đầy stt tới dòng cuối cùng chứa dữ liệu. Chú ý các dòng phải liền nhau, không cách quãng, không chứa dòng trống:

32. Định dạng nhanh bảng trong Excel

Thay vì việc thao tác nhiều lần, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + H + T hộp thoại xuất hiện lựa chọn kiểu cần định dạng:

33. Đóng băng dòng, cột đầu tiên

Để cố định dòng, cột đầu tiên bạn vào thẻ View -> Freeze Panes gồm các lựa chọn sau:

- Freeze Top Row: Đóng băng dòng đầu tiên

- Freeze First Column: Đóng băng cột đầu tiên

34. Chọn số ngẫu nhiên trên bảng tính

Trường hợp bạn muốn tạo con số ngẫu nhiên, bạn không cần phải suy nghĩ sử dụng hàm Randbetween(Bottom,Top) giúp bạn tạo ra những con số ngẫu nhiên, trong đó Bottom,Top là giới hạn khoảng giá trị những con số ngẫu nhiên tạo ra trong giới hạn đó.

35. Chuyển dữ liệu kiểu số sang ngày tháng

Để chuyển dữ liệu kiểu số sang định dạng ngày tháng thực hiện như sau: Lựa chọn ô dữ liệu cần chuyển đổi vào thẻ Data -> Text to Column -> hộp thoại xuất hiện kích chọn Next bước tiếp lựa chọn định dạng kiểu dữ liệu Date -> Finish:

36. Lọc dữ liệu trong Excel

Tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều khi bạn lựa chọn tính năng lọc dữ liệu trong Excel chỉ cần lựa chọn dòng tiêu đề vào thẻ Data chọn Filter:

37. Sử dụng Sparkline trong biểu đồ

Để biểu đồ thể hiện dễ hiểu nhất bạn cần chèn thêm đường Sparkline trong biểu đồ, rất đơn giản vào thẻ Insert -> Insert line or Area chart:

38. Đổi font chữ mặc định sau Excel

Để đổi font chữ mặc định bạn nhấn tổ hợp phím Alt + T + F.

39. Tương tác giữa English và Excel

Một vấn đề quan trọng bạn cần phải biết khi học Excel chính là English, Thông thạo tiếng anh là một lợi thế giúp bạn làm tốt hơn rất nhiều Excel.

40. Excel là phương tiện không thể thiếu hàng ngày

Một cách đơn giản khác giúp bạn học tốt Excel hơn rất nhiều chính là làm việc thường xuyên với Excel, không đứt quãng giúp bạn luôn ghi nhớ và làm tốt công việc của mình.

41. Chọn dữ liệu trong một ô Excel

Để di chuyển nhanh trong 1 ô bạn cần nắm rõ phím tắt sau:

- Shift + phím mũi tên sang trái phải: di chuyển sáng trái, phải 1 ký tự.

Ctrl + Shift + phím mũi tên sang trái phải: di chuyển sáng trái, phải 1 từ

- Shift + Home: Di chuyển về vị trí bắt đầu của ô

- Shift + End: Di chuyển về vị trí kết thúc của ô

42. Xóa dữ liệu trong một ô Excel

- Xóa dữ liệu bên trái con trỏ chuột nhấn phím BackSpace

- Xóa dữ liệu bên phải con trỏ chuột nhấn phím Delete

- Xóa dữ liệu tính từ vị trí con trỏ tới vị trí cuối cùng của ô nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete

43. “Enter” – nhập dữ liệu

Một số phím tắt kết hợp phím Enter hỗ trợ các bạn nhập liệu nhanh:

- Enter: Xuống dòng dưới.

- Shift + Enter: Di chuyển lên trên.

- Shift + tab: Di chuyển con trỏ sang trái.

- Tab: Di chuyển sang phải

- Ctrl + Enter: Đứng tại vị trí con trỏ chuột.

44. Nhập dữ liệu cho một vùng dữ liệu

Để nhập dữ liệu cho 1 vùng bạn chỉ cần quét chọn vùng dữ liệu -> nhập nội dung -> nhấn Ctrl + Enter để di chuyển vị trí nhập, chắc chắn bạn chỉ nhập dữ liệu trong vùng đã quét chọn

45. Sao chép công thức từ ô trên dưới

Để giảm thiểu thao tác với chuột bạn có thể sử dụng tổ hợp phím sau khi thực hiện sao chép dữ liệu:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + dấu nháy đơn: để sao chép công thức ở ô phía trên.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + dấu nháy đơn: để sao chép công thức ở ô phía dưới.

46. Chèn siêu liên kết Hyperlink

Để chèn liên kết bạn vào thẻ Insert  -> links:

47. Mở hộp thoại cài đặt font chữ

Thao tác nhanh khi bạn lựa chọn font chữ cho trang tính, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F.

48. Gạch ngang giữa chữ

Một cách đơn giản bạn có thể tạo gạch ngang giữa chữ mà không cần thao tác chuột, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + 5

49. Căn trái phải, giữa ô với tổ hợp phím Alt +

Một số phím tắt giúp bạn căn lề nội dung trong ô:

Alt + H A L: Căn lề trái.

Alt + H A R: Căn lề phải

Alt + H A C: Căn lề giữa

50. Tăng giảm cỡ chữ

Một số phím tắt giúp bạn điều chỉnh cỡ chữ:

Alt + H F G: Tăng cỡ chữ

Alt + H F K: Giảm cỡ chữ

51. Tạo và bỏ đường viền bao quanh ô

- Tạo đường viền bao quang ô nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift  + &

- Bỏ đường viền bao quang ô nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift  + “-“

52. Mở hộp thoại điền công thức excel

Phím tắt nhanh giúp bạn mở hộp thoại điền công thức, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Shift + F3

53. Mở rộng thanh công thức

Để mở rộng thanh công thức nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Shift + U

54. Đặt tên cho một vùng dữ liệu

Để đặt tên nhanh cho vùng dữ liệu nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3

55. Tạo Sheet mới

Không cần phải thao tác với chuột bạn nhấn tổ hợp phím Shift + F11 như vậy đã tạo được 1 sheet mới

56. Bật chức năng gõ tắt trong excel

Để bật chức năng gõ tắt trong Excel bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + T + A

Trên đây là giới thiệu chi tiết các thủ thuật nằm trong nhóm 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích.
Link tải Full bộ tài liệu : Tại đây