Cách in trang chẵn lẻ trong Excel

Mẹo nhỏ cực hay giúp in trang chẵn lẻ trong Excel

Thật khó khi Excel không hỗ trợ việc in chẵn lẻ như Word, nhưng đừng lo, qua bài này bạn sẽ biết cách in trang chẵn lẻ trong Excel dễ như Word mà lại cực kì đơn giản!

Cách làm thông thường của bạn:
– Copy sang Word, định dạng lại và in >>Rất mất thời gian. Chưa hiệu quả
– Cứ thế in, nhưng chia nửa, in rồi quay đầu (các trang in ra theo thứ tự ngược) >> “Đáp án sai”
– Sử dụng code hoặc Add-in hỗ trợ in ấn >> Hiệu quả nhưng không phù hợp lắm cho người không chuyên (ít sử dụng Excel). Hướng dẫn cách này ở cuối bài viết này
– Cách khác.

Như các bạn thấy trong các cách trên chưa có cách nào dễ sử dụng mà tối ưu cả. QuanTriExcel.info cho các bạn cách làm cực đơn giản mà HIỆU QUẢ sau khi các bạn cần in trang chẵn lẻ trong Excel, chỉ hai bước:

*** Trong bài này chỉ giải quyết vấn đề in trang chẵn lẻ, nên bỏ qua các phần về định dạng sao cho nội dung gọn gàng trong 1 trang Excel, và áp dụng cho máy in chỉ hỗ trợ in một mặt các bạn nhé.

Cách làm: Lưu lại file Excel sang file PDF và …in chẵn lẻ bình thường với các phần mềm đọc PDF như Foxit Reader, Adobe Reader.

Rất đơn giản đúng không! Sau đây là cách làm chi tiết.

Bước 1: Lưu file Excel cần in sang dạng PDF. Đây là cách làm gần như cách 1 đã nêu ở trên là copy nội dung sang Word, tuy nhiên, nếu bạn làm vậy, các định dạng văn bản trên word sẽ bị phá vỡ và bạn phải định dạng lại gần như là tất cả, rất mất thời gian. Tuy nhiên lưu trên PDF thì mọi định dạng giữ được gần như nguyên gốc trên Excel.

– Đối với Excel 2010, 2013: đã tích hợp sẵn công cụ lưu file dưới dạng PDF, các bạn bấm vào menu File/Save As Để lưu file sang 1 tệp khác tệp gốc.
Ở bảng hiện ra, bạn chọn PDF như hình:

– Đối với phiên bản Excel 2007 : bạn cần sử dụng thêm Add-in do chính Microsoft cung cấp. 

– Đối với phiên bản Excel 2003 trở về trước, bạn chỉ có thể chuyển sang định dạng PDF bằng phần mềm. Hoặc bạn có thể sử dụng trang này để chuyển đổi online cũng được, tính tới thời điểm bài này được đăng thì trang web này vẫn hoạt động ổn định: http://pdfburger.com/pdf-to-word

Bước hai: in ấn với phần mềm đọc PDF như Foxit Reader, Adobe Reader,… Khuyên dùng Foxit reader nếu bạn chủ yếu dùng để đọc PDF

Mờ file PDF vừa lưu, bấm tổ hợp phím Ctrl+Phoặc vào menu File/Print để tiến hành in. Chúng ta sẽ bắt đầu in trang lẻ trước, bạn chọn máy in, sau đó chọn như hình:

Bạn nên xem trước file PDF để tránh một số trang trắng không cần in, ví dụ thực tế tài liệu của bạn chỉ có 30 trang, nhưng trên file PDF vẫn báo là 89 trang, bạn chỉ cần chọn lại mục Page From từ 1 to 30 là được. Ở mục Subset, ta chọn in nguyên trang lẻ: Odd page only.

Khi in xong lượt trang lẻ, ta úp giấy in lại đưa trở lại cổng giấy vào của máy in và chọn ngược lại: in từ trang 30 về ngược trang 1 và chỉ in những trang chẵn.

*** Lưu ý: các bạn nên thực hành một vài lần để hiểu cơ chế này. Bài viết này chỉ mang tính chất lấy làm ví dụ. Trong các trường hợp in ngang khổ giấy, hoặc tổng số trang lẻ,… thì cách thức in sẽ thay đổi 1 chút. Nếu bạn không tư duy và thực hành nhiều để có kinh nghiệm thì khi in ra sẽ bị…lộn tùng phèo trang in, mặt giấy in.

Hướng dẫn nhanh cách in trang chẵn lẻ trong Excel 2007, 2010 sử dụng Add-in Print Select

1. Trước tiên bạn download file này về >> Download Print Select sau đó giải nén ta được 1 file XLA.
2. Cài đặt Add-in: Mở Excel –> vào Option –> Chọn Add-Ins –> Chọn Manage –> Chọn Go –> Browse thư mục chứa file XLA vừa download về –> Chọn OK –> Thế là xong.
3. Đây là tập tin XLA nên bạn không thấy nó trên màn hình. Sau này muốn in, thay vì bấm Ctrl+P thì bạn sử dụng tổ hợp phím bấm Ctrl+Shift+P

Góp ý cuối bài: bạn nên sử dụng những phiên bản từ Excel 2007 trở lên (cũng như các phần mềm trong bộ Microsoft Office) để nâng cao hiệu suất làm việc nhé. “Công cụ lao động quyết định năng suất lao động” mà 🙂
Hy vọng bài viết giúp ích được cho các bạn trong việc IN ẤN TRONG EXCEL !